事例Case Study

近代的なビルの高層階にオフィスを構える外資系のPCメーカー様。メール室と呼ばれる荷物受入れの部屋を設け、国内外からの配送や出荷の取次ぎや構内への受け渡しを社内のご担当者数名で実施されておりました。しかしながら、海外からの輸入貨物において書類の保管や管理に不備があったり、輸出においては出荷担当者によって知識にばらつきがあり出荷前の確認に時間がかかる、といったお悩みをお持ちでした。
このようなお悩みに対し、輸出入の専門知識を有するJBLの専任担当者をお客様のメール室に1名常駐させ、現場において輸出入管理を行うアウトソーシングをご提案しました。

●輸入書類の一元管理・保管
従来は輸入貨物に添付された書類を最終受取人が各々保管していましたが、受け入れ窓口にてJBLの輸出入管理担当者が必要書類を抜き取り一元管理・保管を行います。

●輸出関連法令についての事前確認
輸出の仕向地における規制や、危険品や輸出許可について輸出関連規制・法令の事前確認を行います。

●輸出入関連請求の検証・確認
月次の請求書受領の際に、出荷した実績に対して正しく請求がされているかを検証し確認します。

●月次会議の実施
お客様の事業所でお客様ご担当者様と月次の会議を持ち、業務の状況や問題点について共有しております。

●輸出書類の最終確認
輸出において必要となる書類に不備がないか、内容の確認を行います。必要に応じて書類の作成等も行います。

■耐監査性向上
従来は輸入貨物の書類を最終受取人が各々保管していたため、監査等で書類の提出に時間を要したり不備があったりしたが、メール室にて一元保管・管理するようになり耐監査性が向上したとのお声をいただいています。

■到着遅延やトラブルの減少
輸出においては各国の規制や法令等について専門知識を有するJBL担当者が事前に確認をし手配を行うため、書類の不備等による貨物の遅延やトラブルも減少。またお客様の出荷担当者からの質問や確認依頼にも現場でタイムリーに応じることができるため、出荷前の確認等についての時間効率も向上しています。

■情報の共有と問題解決へのアクション
月に1度お客様との定例ミーティングを継続して実施。出荷件数やトラブルの有無などをレポートし日々の業務の状況や問題を共有。トラブル等については早期解決のためのアクションをご提案し実施しています。

■専門知識の向上、コンプライアンス遵守
輸出の知識を高めていただくために年に1度輸出入担当者が実施している集合教育は、お客様の輸出コンプライアンス教育の一環としての位置づけも兼ねており、教育費の削減にもなっています。

■業務効率化、人員削減
当初は輸出入管理アウトソーシングとして開始した業務ではありましたが、輸出入における管理をご評価いただき国内貨物についても一部業務を受託。従来は3人体制で業務をされていたメール室は2人体制となり、人員削減の一助となりました。